Warum die richtige Vendor Selection so wichtig ist

Die Wahl des richtigen Anbieters ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Ein unpassender Vendor kann zu Verzögerungen, erhöhten Kosten und einem unzufriedenstellenden Endergebnis führen. Umgekehrt kann ein kompetenter Partner mit Erfahrung und Expertise Ihr Projekt beschleunigen und sogar Mehrwerte schaffen, die Sie vorher nicht bedacht haben. Die Vendor Selection ist daher mehr als nur ein administrativer Prozess – sie ist eine strategische Entscheidung.

Die wichtigsten Schritte im Vendor Selection Prozess

Um bei der Suche nach dem passenden Vendor zu helfen, setzen wir mit unseren Kunden gemeinsam einen strukturierter Auswahlprozess auf. Ein solcher Prozess besteht in der Regel aus mehreren Phasen:

1. Anforderungsanalyse

Bevor Sie mit der Suche nach einem Anbieter beginnen, sollten Sie Ihre eigenen Anforderungen klar definieren. Dazu empfehlen wir einen 1-2 tägigen Analyseworkshop um Projektziele, Funktionalitäten, Technologien, Branchenstandards, Use Cases etc. zu definieren. Das Resultat sollte in jedem Fall ein Anforderungsdokument sein, das als Basis für die weiteren Phasen dient.

2. Marktanalyse

In dieser Phase recherchiert man mögliche Anbieter, die zu Ihrem Projekt passen. Dabei greifen wir von re.think Consulting nicht nur auf frei zugängliche Quellen zu, sondern auch auf unser über Jahre gewachsenes und gepflegtes Partnernetzwerk.

3. Erstellung einer Longlist

Basierend auf einer Marktanalyse erstellen wir eine Longlist mit potenziellen Anbietern. Diese Liste sollte sowohl etablierte Unternehmen als auch spezialisierte Anbieter umfassen.

4. Erstellung einer Shortlist

In dieser Phase findet die erste Bewertung der möglichen Anbieter statt. Mögliche Kriterien können dabei zum Beispiel sein:

• Erfahrung in ähnlichen Projekten
• Technologische Expertise
• Kundenreferenzen
• Kostenstruktur
• Projektmanagement-Ansatz

Ziel ist es die Longlist auf eine Shortlist von 3-5 Anbietern, die für Ihr Projekt am besten geeignet erscheinen, zu reduzieren.

5. Ausschreibungsprozess (RFP)

Im nächsten Schritt werden Ausschreibungsunterlagen erstellt. Diese können je nach Firmenvorgaben oder rechtlichen Rahmenbedingungen in Gestalt und Umfang variieren,  sollten aber alle relevanten Informationen über Ihr Projekt enthalten. Dazu gehören:

• Projektbeschreibung
• Anforderungen und Ziele
• Zeitplan
• Budgetrahmen

Bitten Sie die Anbieter auf Ihrer Shortlist, ein detailliertes Angebot auf Basis Ihrer Request for Proposal (RFP)-Dokumentation einzureichen. Wichtig hierbei ist es, eine klare und realistische Vorstellung vom Prozess und dem damit verbundenen Zeitaufwand zu haben und diese auch zu kommunizieren.

6. Anbieterbewertung

Nach dem Ablauf der Einreichfrist werden die eingegangenen Angebote anhand definierter Bewertungskriterien vergleichen und gewichtet. Dazu können gehören:

• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Innovationspotenzial
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Projektmethodik und Kommunikation

Zusätzlich können Interviews mit den Anbietern sowie Produktdemos durchgeführt werden, um ein besseres Gefühl für die Arbeitsweise und Unternehmenskultur der Anbieter sowie für den Funktionsumfang der Softwarelösungen zu bekommen.

7. Vertragsverhandlung

Nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, beginnen die Vertragsverhandlungen. Achten Sie darauf, dass wichtige Punkte wie Meilensteine, Zahlungsmodalitäten und Haftungsfragen klar geregelt sind.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines Vendors

Neben den bereits genannten Schritten gibt es einige zentrale Kriterien, die man bei der Auswahl eines Vendors immer im Blick haben sollten:

• Technologische Kompetenz: Verfügt der Anbieter über die notwendige Expertise in den von Ihnen benötigten Technologien?
• Branchenkenntnis: Hat der Anbieter Erfahrung in Ihrer Branche und versteht er Ihre spezifischen Herausforderungen?
• Kommunikation: Wie gut ist die Kommunikation mit dem Anbieter? Werden Ihre Fragen klar und schnell beantwortet?
• Flexibilität: Ist der Anbieter bereit, auf Änderungen im Projektverlauf flexibel zu reagieren?

Tipps für eine erfolgreiche Vendor Selection

• Setzen Sie klare Prioritäten: Definieren Sie, welche Kriterien für Sie am wichtigsten sind.
• Nutzen Sie Referenzen: Sprechen Sie mit anderen Kunden des Anbieters, um Erfahrungen aus erster Hand zu erhalten.
• Denken Sie langfristig: Wählen Sie einen Anbieter, mit dem Sie sich auch eine langfristige Zusammenarbeit vorstellen können.

Fazit

Die Auswahl des richtigen Vendors für Ihr Digitalprojekt ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Ein strukturierter Prozess hilft Ihnen dabei, den passenden Partner zu finden, der Ihre Anforderungen versteht und umsetzt. Nehmen Sie sich die Zeit für eine gründliche Anbieterauswahl und holen Sie sich Unterstützung – es wird sich am Ende auszahlen.