Hand hoch, wer schon mal in dieser Situation war: Sie planen ein Digitalprojekt, das Lastenheft ist fertig, das Budget reserviert und der Go-live Termin steht auch schon fest. Jetzt fehlt nur noch ein Partner für die Umsetzung. Sie schreiben einige Agenturen an und kurz darauf flattern die ersten Angebote auf Ihren Schreibtisch.

Doch etwas passt nicht. Die Angebote sind zu teuer. Die Agenturen können die Timeline nicht halten. Oder einzelne Anforderungen wurden abgewandelt. Wie kann das sein? Und was soll man jetzt machen?

schnell ≠ günstig ≠ gut

Am besten macht man einen Schritt zurück und ruft sich ins Gedächtnis, dass jedes Projekt von drei Faktoren begrenzt wird: Zeit, Budget und Qualität. Stellen Sie sich diese Parameter wie Zahnräder in einem Getriebe vor. Man kann nicht an einem drehen, ohne die beiden anderen zu beeinflussen. Ein Projekt, das schnell und günstig umgesetzt wird, kann keine hohe Qualität haben. Eines, dass günstig und gut sein soll, wird lange dauern. Und Projekte, die schnell und in guter Qualität fertiggestellt werden, brauchen ein entsprechendes Budget.

Daher bietet es sich an, Budget und Timeline auf Basis der Schätzung der Umsetzungspartner zu definieren. Gute Agenturen, werden ihr Angebot basierend auf einer sogenannten PERT-Schätzung abgeben. Das ist eine Aufwandsschätzung, in der jedes Arbeitspaket mit einem Worst- und einem Best-Case Szenarium geschätzt wird. Danach errechnet sich entsprechend der Komplexität ein gewichteter Mittelwert, der ins Angebot kommt.

Wenn Sie ein Angebot erhalten, achten Sie darauf, dass wirklich jeder Posten einzeln mit einem Aufwand geschätzt wurde. Nehmen Sie Abstand von undurchsichtigen Pauschalangeboten. Diese All-inklusiv Varianten mögen auf den ersten Blick verlockend scheinen. Wenn man aber bedenkt, dass Durchlaufzeit und Budget auf Basis der Schätzung zustande kommen, liegt der Schluss nahe, dass Anbieter sich mit Pauschalangeboten einfach um die Planungsarbeit drücken wollen. Oder etwas versprechen, von dem sie wissen, dass es nicht halten wird.

Budget passend gemacht

Es kann natürlich vorkommen, dass das was sie in Ihrem Lastenheft beschreiben, einfach nicht in Ihr Budget passen will. Gerade KMUs haben oft begrenzte Ressourcen, wenn es um Digitalisierung oder Marketing geht. Hier hilft es, digitale Transformation als das zu sehen, was sie ist: ein offener Prozess.

Sie müssen Ihr Digitalprojekt nicht am Tag X fertig haben. Teilen Sie das Projekt in Phasen ein. Strecken Sie diese Phasen über mehrere Budgetzeiträume. Definieren Sie ein MVP (Minimum Viable Product), dass die Minimalanforderungen für Ihr Projekt definiert.

Das alles klingt komplex? Kann es mitunter auch sein. Darum stehen wir von re.think Cosulting Ihnen in diesem Prozess auch gerne zur Seite. Wir spezifizieren mit Ihnen gemeinsam Ihr MVP und den Phasenplan für Ihr Projekt. Wir erarbeiten mit Ihnen die Projektanforderungen und helfen Ihnen bei der Angebotsanalyse sowie der Technologie- und Partnerauswahl.

Und weil wir das schon oft gemacht haben, beläuft sich der Aufwand dafür auf ein paar Tage, die Sie guten Gewissens investieren sollten, um in den darauffolgenden Wochen, Monaten und Jahren Ihre digitale Transformation selbstbestimmt und selbstbewusst vorantreiben zu können.